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¿Cómo Hacer el Inventario en un Restaurante? 10 Errores Críticos que Debes Evitar

Por Stephanie Robalino

staff checking orders and inventory
staff checking orders and inventory

Aprender cómo hacer el inventario de tu restaurante (o, más bien, cómo NO hacerlo), te ayuda a mantener clientes alimentados y felices. También es crítico para la salud financiera del día a día de tu negocio. 

Cuando piensas en hacer tu inventario, tal vez te imaginas miles de cuentas de la barra y la cocina hechas a mano, apiladas en alguna mesa, mientras tratas de que tengan sentido, manualmente. Sin embargo, mientras puedes empezar con un formato sencillo de inventario para restaurantes, los restaurantes actuales pueden darse el lujo de usar tecnología que les ayuda a administrar su inventario de forma fácil, rápida y mucho más eficiente. Los restaurantes pueden monitorear el costo de los alimentos, reducir el costo de sus ventas, minimizar el desperdicio de comida, al integrar su Sistema de Punto de Venta con una solución de administración de inventario, como MarketMan.

El rastreo de inventario es crítico para reportar tu estrategia de negocio a largo plazo, especialmente en tiempos de COVID-19, cuando la situación puede cambiar en un abrir y cerrar de ojos. La administración de inventarios puede ilustrar el flujo de elementos individuales, resaltar pérdidas y otros asuntos de gran importancia, cuando se realiza de forma precisa. Esto significa que invertir en la implementación de un software que te ayude a mejorar tu administración de inventario, puede valer la pena.

Ahora que sabes por qué es tan importante la administración de inventario del restaurante, vamos a revisar un glosario de términos que debes conocer antes de empezar.

Terminología de Inventario del Restaurante

Dominar el inventario en un restaurante comienza con un profundo entendimiento de términos y métricas del restaurante, atrás del proceso.

1. Inventario Muerto o En Reposo

El inventario muerto se refiere a la cantidad de producto (o valor monetario de producto) que hay dentro del almacén. Debes referirte al inventario muerto ya sea en valor en pesos o en monto físico, dependiendo del tipo de restaurante que administres. Asegúrate de que siempre utilices la misma medida.

2. Despliegue de Inventario

El despliegue es la cantidad de producto (o valor monetario del producto) utilizado en un periodo específico de tiempo. Se puede calcular de forma diaria, semanal o mensual y, usualmente, se calcula utilizando reportes de venta del Sistema de Punto de Venta del Restaurante.

3. Uso

Este término se refiere a la cantidad física (o el valor monetario del producto) del inventario en reposo dividido entre el despliegue de inventario en un periodo de tiempo específico. Ésta es la fórmula:

Uso = Inventario en Reposo / Despliegue de Inventario (durante un tiempo específico) 

Por ejemplo, si tienes 10 galones de queso crema y piensas utilizar 2 por semana, entonces tienes un uso de 5 semanas.

4. Varianza

La varianza es la diferencia entre tu costo de producto y el costo de uso en el restaurante. 

Varianza = Costo de Producto – Costo de Uso

Digamos que tu inventario cuenta con $500 de salmón al final del día y tenías $1000 inicialmente, pero tu POS dice que únicamente vendiste $400 de salmón. Esto significa que tienes una varianza de $100 y que no se contabilizó ese valor de salmón.

La varianza también puede ser un porcentaje que te ayude a simplificar las comparaciones. En esta situación, -$100 (monto de varianza) / $500 (el costo de uso) = -10% de varianza.

5. Costo de Bienes Vendidos (COGS)

COGS (por sus siglas en inglés) es el precio de todo el inventario utilizado para preparar los elementos de menú (platillos) que ofreces en el restaurante. En la medida que usas tu inventario, llevas un seguimiento de tu COGS por periodos específicos de tiempo. Para calcularlo, toma la suma de tu inventario existente al inicio de un periodo específico de tiempo y cualquier inventario adicional que se compre durante ese periodo. Después, resta el costo de tu inventario al final de dicho periodo.

COGS = Inventario Inicial + Compras del Periodo – Inventario Final

6. Peso de Capturas (granel)

Cuando compras comida no procesada, normalmente recibes pedidos en peso aproximado, también conocido como peso de captura o a granel. Para alimentos como carnes y mariscos, el peso fluctúa ligeramente en cada pedido. Esto puede afectar tu administración de inventario, por lo que debes considerar dar seguimiento en tu reporte de gastos. 

7. Porcentaje de Costo de Alimentos

El porcentaje de costo de alimentos equivale al costo del inventario que se necesita para crear un elemento del menú, dividido entre el precio de ese platillo. Como regla general, tu porcentaje de costo de alimentos o porcentaje de costo de bienes vendidos, no deberá exceder el 65% de tu ganancia bruta. 

8. Índice de Rotación del Inventario

El índice de rotación del inventario es la tasa a la que tu cocina utiliza el inventario almacenado en un periodo específico de tiempo, comúnmente un año. Puedes calcularlo al tomar tu COGS y dividiéndolo entre el promedio de tu inventario inicial y final del mismo periodo.

9. Nivel de Reabastecimiento (Par level)

El nivel de reabastecimiento automático periódico (Par level, en inglés) se refiere al monto mínimo de inventario con el que tu restaurante puede satisfacer las necesidades de tus clientes sin incurrir en merma o desperdicio innecesario. Para calcularlo, suma tu uso de inventario semanal y divídelo entre el número de pedidos semanales que recibes.

10. Merma

La merma o desperdicio de comida del restaurante puede ser categorizada en merma pre-cliente o post-cliente. La merma pre-cliente se refiere al desperdicio que ocurre antes de que un platillo sea entregado al cliente. La merma post-cliente se refiere a cualquier cosa que el cliente deje en el planto después de recibirlo.

staff with iPad tracking inventory in kitchen

10 Errores de Inventario de Restaurantes que debes Evitar

Parte de cómo llevar el inventario de tu restaurante de forma correcta, se trata de conocer lo que no hay que hacer. Entender estos errores graves puede ayudarte a mantener un equilibrio y aprovechar todos los beneficios de tus tareas diarias, semanales y mensuales de la administración del inventario.

1. Tomarlo A La Ligera

Si tomas un enfoque a medias de tu administración de inventarios, debes saber que estás poniendo tu negocio en un riesgo grave. Tomarte el inventario a la ligera, abre la puerta a un sinfín de problemas como reportes incorrectos, robo, varianzas altas y otros, que dañan tu negocio en general.

Si hasta ahora has “tratado de llevar el inventario” o lo has hecho “como va saliendo”, ésta no es una estrategia legítima y es tiempo de que la reconsideres. 

2. Usar Lápiz y Papel para Rastrear Inventario

Con toda la tecnología disponible para restaurantes, tratar de llevar un inventario manualmente, de forma certera, únicamente va a alentar tu operación y dar espacio a errores humanos. Un conteo erróneo podría traer ser muy costoso para tu restaurante, también podrías ver una contracción, hacer pedidos más altos de lo necesario que podría generar merma innecesaria. Considerando la cantidad de cálculos y análisis que requiere la administración de inventarios, utilizar un software sería lo más práctico para que veas un beneficio sustancial.

Un software de administración de inventarios también te proporciona información importante que no en una hoja de cálculo no se ve a simple vista. Puede hacer el trabajo pesado por ti, al descifrar los números y analizar patrones que puedes utilizar para informar decisiones financieras futuras. La conveniencia de un software eliminará los mayores problemas que vienen con la administración de inventario y, al mismo tiempo, te ahorrará tiempo que puedes invertir en tareas igual de importantes.

3. Falta de Organización de Suministros

Organizar tu inventario es uno de los aspectos más importantes para administrar tu inventario de forma rápida y certera. Cada producto debe tener un lugar específico en tu refrigerador o en los estantes. Si un miembro de tu staff mueve un producto, deberán ponerlo nuevamente exactamente en el lugar de donde lo tomaron. Si quieres mejorar la eficiencia y asegurar que todos los miembros de tu staff puedan encontrar todo de forma fácil, organiza tu inventario en categorías y crea etiquetas para las áreas de almacén.

Sin importar cómo organices tu inventario, asegúrate de capacitar a tu equipo para mantener los estantes y el refrigerador limpios y siempre rota tus productos de manera que evites costos por merma.

4. Ser Negligente con la Capacitación del Staff

Cada miembro de tu staff debe estar familiarizado con la administración de tu inventario, incluso si algunos tienen más conocimiento que otros. El trabajo no puede depender de una sola persona, así que capacitar a tu staff de forma adecuada para que contribuyan al proceso es sumamente importante.

Los managers y capitanes deben recibir entrenamiento para entregar reportes detallados de inventario al momento de realizar su clock-out, así como mantenerse a cargo de cualquier problema que pueda surgir.

Los miembros del staff encargados del back-of-house deben tomar notas de errores, comida en estado de descomposición, derrames, etc., de forma diligente, cuando esto ocurra. Capacitar a tu equipo para ser expertos del inventario puede parecer una meta lejana, pero es más fácil si implementas un sistema de rastreo de inventario, fácil de usar para todos.

5. No Contar con Staff Específico Dedicado a Inventario

Acabamos de mencionar por qué es importante capacitar a tu equipo completo para participar en el proceso de administración de inventario. Sin embargo, cuando se trata de tomar el inventario, deberías capacitar a unos cuántos empleados que se dediquen siempre a esta tarea en particular. 

Tus mejores opciones podrían ser tu chef principal y tus managers. Ellos pueden trabajar de cerca con el inventario e identificar problemas o inconsistencias. Con el tiempo, adquirirán la experiencia para reconocer y corregir de forma rápida y eficiente el flujo del inventario, ya que el uso en cada establecimiento es muy distinto.

Mientras que la capacitación va a ayudar a todos a tomar un paso constante, asegúrate de explicar a tu equipo dedicado lo esencial que es esta tarea. Explícales que llevar un inventario de forma ineficiente afecta de forma negativa tus ganancias y que incluso los errores pequeños pueden tener consecuencias financieras muy grandes. Considera incentivar a tus especialistas al ofrecer bonos cuando propongan cambios útiles, generen ahorros o encuentren errores. 

6. No Rastrear tus Ventas Diarias

Se considera una de las mejores prácticas rastrear las ventas del restaurante de forma diaria, aunque sea una revisión rápida de tus reportes. Revisar tus ventas diarias te permitirá rastrear y responder a cualquier cambio en tu restaurante, lo que te brinda la oportunidad de hacer modificaciones en el momento adecuado para tus entregas y planeación de inventario.

Por ejemplo, si tienes elementos de temporada que planes quitar del menú, puedes ver cuándo está bajando la popularidad de dichos elementos con tus clientes en vez de eliminarlos de tu menú demasiado pronto o demasiado tarde.

El seguimiento de tus ventas y el análisis de información puede ser difícil si no cuentas con las herramientas adecuadas. En vez de calcular todo de forma manual en una hoja de inventario, ingresa rápidamente a esta información desde tu Sistema de Punto de Venta. Esto te permitirá identificar varianzas y fuentes de pérdida de forma rápida.

7. Ser Inconsistente con tu Administración de Inventario

Necesitas trabajar en horarios regulares para tomar medidas certeras y consistentes de tu inventario. Muchos cálculos dependen de periodos específicos de tiempo, es decir que varían semanal o mensualmente.

Si eres inconsistente con tus tiempos, la información no será certera. Como resultado, no tendrás medidas exactas para la rotación de tu inventario, el uso, la varianza, el reabastecimiento o tu COGS. 

Establece horarios específicos para distintos tipos de ingredientes. Los productos perecederos y el inventario que se usa más frecuentemente, tienen una rotación mucho mayor, así que te aconsejamos que los revises diariamente. Los productos no perecederos y por bulto, tienen una rotación menor, así que puedes revisarlos semanalmente.

Mientras estés rastreando el inventario de forma consistente, conforme con los horarios y fechas que establezcas, podrás identificar patrones y hacer cualquier cambio necesario.

8. No Aplicar Primeras Entradas, Primeras Salidas (FIFO)

FIFO, por sus siglas en inglés, es una práctica de almacenaje y rotación de inventario que previene que los ingredientes se descompongan. Al almacenar nuevo inventario, tus empleados deben mover los elementos que tienen más tiempo de haber ingresado al frente del área de almacenaje. Esto asegura que tu chef y sus ayudantes los utilicen antes de usar elementos más nuevos.

Puedes evitar la costosa merma al etiquetar los alimentos con “utilizar antes de” cierta fecha y marcar los contenedores para terminarlos antes de abrir nuevos. Etiquetar elementos elimina confusión y mantiene a tus empleados al tanto de cuánto inventario están utilizando en determinados periodos de tiempo.

Cuando no pueden utilizar los ingredientes antes de que expiren, esto podría ser un indicador para pedir menos de dicho elemento la próxima vez.

chef picking produce out of the walk-in fridge

9. No Contar con un Poco de Inventario “Por Si Acaso”

Considera mantener un suministro extra de algunos ingredientes que tiendan a acabarse muy rápido. En caso de que tengas un periodo muy ocupado, servicios adicionales o alguna emergencia, puedes utilizar este inventario extra para cumplir con los pedidos y atender a tus clientes. Sólamente asegúrate de que tienes identificado este inventario y lo monitoreas frecuentemente para que no expire en el momento que necesites usarlo.

10. No Contabilizar Tu Merma

La merma es inevitable, pero si no estás rastreando cuánta comida desperdicias, estás cometiendo un grave error. La merma y los errores no sólo impactan tu registro de inventarios, sino que la medida de tu desperdicio puede mejorar tu negocio en general y aumentar tus ganancias.

Crea una hoja de reporte específica para merma y errores. Esto te mostrará exactamente cuánta comida desperdiciada produce tu restaurante en determinado periodo de tiempo para que puedas obtener información importante para determinar metas para ahorrar dinero y también inventario. 

Por ejemplo, si tu staff de operaciones back-of-house tienen que desechar comida echada a perder o expirada de forma regular, podrías necesitar hacer menos pedidos de esos elementos. En otro caso, si los clientes regresan platillos a la cocina porque están incrrectos, tus meseros podrían necesitar un mejor sistema para tomar pedidos. Para mantener registros certeros, deberías incluir la fecha, hora, el platillo, el peso o cantidad, una descripción de lo ocurrido y el empleado que realice el reporte, en la hoja de reporte para merma y errores.

¿Cómo Hacer el Inventario en un Restaurante?

Ahora que conoces las mejores prácticas del inventario de un restaurante y qué errores evitar, es tiempo de encontrar el software de administración de inventarios que te puede ayudar a tener éxito en el proceso. MarketMan te proporciona una solución todo en uno, integrada con tu Sistema de Punto de Venta, para tareas de administración de restaurantes, así manejes un restaurante o 100. 

¿Estás listo para llevar la administración de inventarios al siguiente nivel, con el software de administración de inventario de la mejor categoría? Regístrate para una demo sin costo con MarketMan.  

Escrito por Stephanie Robalino

Stephanie Robalino es redactora en MarketMan. Vive en Austin, Texas, junto con su perro Hopper, pero le encanta viajar y no se queda por mucho tiempo en un sólo lugar.

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Por Stephanie Robalino

Stephanie Robalino is a copywriter at MarketMan. She is based in Austin, TX with her dog Hopper, but is an avid traveler and doesn’t stay too long in one place.