Cómo un Programa de Reservaciones en Línea Puede Ayudarte en la Reapertura


A meses de la pandemia de COVID-19 una cosa es segura: Comer en restaurantes se verá muy diferente. Entre el distanciamiento social y las capacidades de aforo limitadas, tanto los restaurantes como los comensales tendrán que repensar la experiencia de comer en restaurantes por completo. Especialmente durante la primera fase de reapertura.

Tal vez uno de los mayores cambios al salir a comer, es la espontaneidad. En lugar de dar un paseo y elegir algún sitio para comer o tomar algo, ahora los comensales deberán planear su salida con antelación. Como restaurantero, tendrás que saber quién te visitará y cuándo. 

Afortunadamente, un sistema de reservaciones en línea, puede ayudar a hacer esta planeación mucho más sencilla para todos. Los sistemas de reservación, no sólo te brindan una forma de control en el flujo de entrada y salida de comensales, sino que también; ofrece una forma sencilla de vigilar el porcentaje capacidad de aforo.

De hecho en ciertas ciudades de Estados Unidos, implementar reservaciones en línea son medidas obligatorias en el proceso de la reapertura. En México Yucatán ha establecido que durante la fase naranja del semáforo epidemiológico, los restaurantes deberán operar únicamente bajo previa reservación. El ejemplo y la normativa establecida por en China, que probablemente se imponga posteriormente, indica que un manejo controlado de comensales y la implementación de reservaciones en línea, son piezas claves para tener una apertura segura. 

Si te consideras un restaurantero inexperto en el tema de reservaciones en línea, haz llegado al blog indicado. En este artículo abordaremos todo lo que necesitas saber sobre sistemas de reservación digital, previo a tu reapertura, incluyendo: 

  • Qué son las reservaciones en línea
  • Los beneficios de reservaciones en línea en la ola de COVID-19
  • Cómo un sistema de reservaciones puede mantener a tu personal y clientes seguros, mientras reabres

Comencemos:

¿Qué Son las Reservaciones en Línea?

Tradicionalmente, aceptar y administrar reservaciones en los restaurantes, ha sido una tarea con poca o nula implementación tecnológica. Los comensales simplemente llaman al restaurante, para ver si tienen mesas disponibles en un día u horario específico, y así; su reservación queda asentada en un libro de registros.

Aunque suene simple, el teléfono y libro de registros, no están exentos de complicaciones. Por un lado, limitar las reservaciones a aquellas que entren por llamada telefónica, requiere que alguien esté pendiente de levantar el teléfono del otro lado. Incluso cuando esto sea posible, coordinar los horarios de entrada, calcular tiempos por mesa de forma manual, se vuelve una tarea que aumenta su complejidad mientras más reservaciones entren.  Algo que puede conducir a errores o a clientes insatisfechos.

Estos retos son precisamente, el porqué las reservaciones en línea, se han vuelto tan populares. Las reservaciones en línea permiten a los comensales apartar una mesa por internet, y ayuda a los gerentes de restaurantes a administrar estas reservaciones. Todo se hace de forma digital, de manera que los clientes puedan cambiar o cancelar su reservación a través del mismo portal en línea y los restaurantes pueden mandar mensajes o correos electrónicos para confirmar la reservaciones. En otras palabras puedes visualizar y manejar todo el proceso de la reservación en un sólo lugar, tu punto de venta.

10 Beneficios de Reservaciones en Línea en la Reapertura

Si bien, las reservaciones en línea siempre han sido útiles para los restaurantes; ahora se han convertido en una herramienta especialmente poderosa tras la ola de COVID-19. No solamente ayudan a los restaurantero a mejorar el flujo de comensales, sino que juega un papel importantísimo en la salud pública.

1. Accesso Digital

Uno de los mayores retos que enfrentan los restaurantes es la falta de circulación o tráfico peatonal a sus alrededores, ocasionada por las medidas de distanciamiento social. Con los comensales en sus casas haciendo pedidos a domicilio, los restaurantes sin presencia digital son prácticamente invisibles.

Las reservaciones en línea ayudan a hacer visibles nuevamente a los restaurantes, encontrándose con el cliente, justo donde ellos están: en línea. Por ahora, los comensales no caminan por las calles buscando un lugar para comer, pero seguramente lo están Googleando. Con plataformas como TouchBistro Reservaciones puedes aceptar reservaciones a través de tu página web, Google o el portal de restaurantes de TouchBistro, un punto de encuentro donde los comensales pueden descubrir alternativas para reservar en su área.

Añadir Reservaciones en línea a tu restaurante, no sólo ayuda a facilitar que tu restaurante sea más visible al realizar búsquedas en internet; también brinda a los comensales más formas de descubrir tu restaurante, sin salir de casa.

2. Listas de Espera Digitales

Siguiendo los lineamientos sanitarios y de distanciamiento social, incluso en espacios públicos se ha establecido que, las aglomeraciones deben evitarse a toda costa; es por ello, que las áreas de espera en los restaurantes y bares son un gran reto, cuando se trata de mitigar el contagio del virus.

Reservaciones en línea para restaurantes, puede resolver el problema de las filas de espera de forma sencilla, al hacer la experiencia virtual. Con un programa de reservaciones en línea o apps de listas de espera, los comensales pueden ingresar a la lista de espera de un restaurante vía remota, permitiéndoles esperar por su mesa desde su casa, automóvil u otra área; para respetar así las medidas preventivas de distanciamiento social. 

3. Administración de Reservaciones

Para el punto en el que estamos en esta pandemia, es claro que no habrá grandes aperturas de nuevos bares o restaurantes.  Aunque cada ciudad y estado tiene diferentes normas para abordar la reapertura, la mayoría ha establecido un aforo limitado y así, acatar las normas de distanciamiento entre comensales. Para los restaurantes que están acostumbrados a tener su comedor abarrotado, el monitorear adecuadamente la capacidad para evitar exceder los límites permitidos, representa un nuevo reto.

Uno de los mayores beneficios de un programa de reservaciones en línea, es que brinda una forma precisa de monitorear la capacidad en el restaurante. Por ejemplo; la mayoría de estos programas poseen una herramienta para controlar el flujo de comensales, que permite gestionar el número de personas que pueden efectuar una reservación en determinado momento.

De igual forma, puedes ajustar el límite de asientos disponibles a la capacidad máxima de tu restaurante, para topar el número total de comensales que pueden ocupar un asiento durante cualquier momento del día. Conforme los comensales van saliendo, el programa de reservaciones en línea se actualiza y muestra la capacidad de aforo disponible. Al usar estas herramientas junto con tu número de mesas disponibles, puedes asegurar no exceder la capacidad máxima autorizada por las autoridades sanitarias y limitar el riesgo de salud con tus clientes.

4. Administracion de Piso

Otro reto que nos deja el COVID-19, es el cambio en la distribución de sillas y mesas en el restaurante. Incluso, ciudades que aún no abren las puertas de sus restaurantes más allá de pedidos a domicilio, ya han estipulado las medidas estrictas, de qué  tan cerca, pueden estar los comensales y las mesas. Esto requerirá en muchos casos, cambiar la distribución de las mesas, de forma que los restauranteros deberán  encontrar la manera de maximizar las mesas que les quedan.

Un buen sistema de reservaciones en línea, debe sincronizar directamente el nuevo plano de distribución de mesas con el Punto de Venta, dando flexibilidad para eliminar la disponibilidad de algunas mesas y guardar planos de distribución alternativos conforme se vayan modificando las restricciones. Reservaciones en línea también puede ayudar a optimizar el número de asientos; al tener menos mesas disponibles, no se puede dar el lujo de tener muchos asientos vacíos. Un programa de reservaciones en línea, permite a los comensales agendar mesas en tiempo real, por lo que las mesas disponibles pueden ser solicitadas con días o semanas de antelación al día de reserva.

5. Notas de Reservación Personalizadas

Controlar la capacidad es una cosa, tranquilizar la ansiedad de los comensales, es otro tema. El hecho de que se permita la reapertura de restaurantes, no quiere decir, que se cubrirá la totalidad de la capacidad de ocupación de forma automática. Una encuesta en los Estados Unidos, reportó que el 28% de los comensales regresará a los restaurantes si se aplican medidas de distanciamiento social.

 Estos datos demuestran que algunos comensales, están buscando la oportunidad de regresar a comer a los restaurantes y quieren asegurarse que su higiene y salud es una prioridad, tanto para ellos como para el personal del restaurante, cafetería o bar. Reservaciones en línea puede atender estas preocupaciones al dar a los comensales una plataforma para compartir sus preguntas, inquietudes y expresar cualquier preocupación que puedan tener. Al reservar una mesa en línea, existe la opción de que los comensales añadan notas a su reservación sobre cualquier especificación: desde alergias alimenticias, si disponen de acceso para silla de ruedas, hasta preguntar al staff si utilizarán careta.

6. Comunicación Bi-lateral

Para los comensales, parte de la preocupación sobre la reapertura, es no saber qué esperar cuando vuelvan a salir a comer. Con restaurantes haciendo uso de todo tipo de materiales para marcar el distanciamiento social, desde maniquís completamente vestidos, mesas o mamparas de plástico, los comensales tienen poca información de cómo lucirán los restaurantes en su siguiente visita. 

Al igual que las notas personalizadas para las reservaciones, la comunicación bilateral con comensales, ayuda a responder las preguntas urgentes. Por ejemplo TouchBistro Reservaciones permite mandar recordatorios por correo electrónico y mensajes SMS a los comensales, de forma que puedas comunicate con ellos en tiempo real. Esta línea directa de comunicación te permite explicar los cambios en la distribución y número de mesas, el aforo máximo permitido y la capacidad de reservaciones, para dar mayor claridad a los clientes. Algunos softwares de reservación incluso, te permiten recolectar retroalimentación de los comensales después de su visita, con lo que brindarás una mejor experiencia y podrás evaluar cómo es percibido tu servicio.

7. Reduce los Asientos Vacíos

Antes de la pandemia, las reservaciones que no se presentaban, eran siempre un dolor de cabeza para los restauranteros. Pero con la preocupación aumentada en temas de higiene y seguridad, se espera que los asientos vacíos se vuelvan un problema aún mayor. Sin mencionar que también se reducirá el número de comensales que asistían sin reservación; lo cual supone menos probabilidades de recuperar el costo de las reservaciones que no se presentaron. 

Aunque es imposible eliminar el riesgo de los asientos vacíos como consecuencia de reservaciones que no se presentaron, reservaciones en línea para restaurantes, puede ayudar a mantener este número al mínimo. Con reservaciones en línea, pueden en enviarse automáticamente confirmaciones vía mensajes SMS y correo electrónico. Estas reservaciones pueden sincronizarse con el calendario de los comensales para reiterar el recordatorio de la reserva, durante el día.

Incluso si el cliente no puede llegar o tiene que cancelar la reservación, el software de reservaciones en línea provee una forma sencilla de cambiar o cancelar la reservación, esto evita que bloquees una mesa que no se ocupará.

8. Integración Con el Punto de Venta

Desde cambiar de menú, hasta incorporar pedidos a domicilio, casi todos los restaurantes han tenido que ajustarse al nuevo modelo de negocios. Con la situación cambiando semana a semana puede ser complicado describir a ciencia cierta ¿qué funciona y qué no?

Aquí es donde los restaurantes pueden beneficiarse de un software de  reservaciones en línea que esté integrado a su Punto de Venta.  Un programa de reservaciones que esté sincronizado implica que, toda la información fluya directamente al software Punto de Venta del restaurante y así, asegurar que tu operación y administración, estén ambas en contexto con lo que está sucediendo. Esto es particularmente benéfico para restaurantes operando con el personal mínimo para mantenerse “a flote”, aquellos que están entrenando a personal nuevo, adaptando o modificando su servicio.

9. Reportes Avanzados

Sobra decir que el COVID-19 es una situación sin precedentes. Mientras algunos expertos de la industria pueden estimar cuántos comensales estarán deseosos de regresar a bares y restaurantes, no hay forma de saberlo a ciencia cierta. Poniéndolo en términos sencillos, la mayoría estarán operando a ciegas, al menos los primeros meses tras la reapertura.

Con tan poca información disponible, cualquier fuente de datos confiables, es una mina de oro para los restauranteros al reabrir sus puertas. Una enorme ventaja al usar reservaciones en línea, es que obtienes datos confiables sobre cuántas personas consumen en tu restaurante y cuándo lo hacen. Con reportes e información detallada a tu disposición, puedes monitorear cómo va tu negocio en las semanas y meses posteriores a tu reapertura y así, ajustar el servicio según se requiera.

10. Registro de Comensales 

Una de las mejores herramientas para ayudar a controlar el COVID-19, ha sido el rastreo las personas con quien un individuo infectado tuvo contacto; para notificarles sobre el riesgo potencial de contagio, instruirlos que se aíslen y se realicen las pruebas pertinentes.

Cuándo se requiera que los restauranteros apoyen a autoridades de salud con el rastreo de otros comensales; requerirán una forma de monitorear a cada comensal que entre a consumir al restaurante. Reservaciones en línea, proporciona una solución perfecta para esta situación. Los comensales en su mayoría, están habituados a dar su nombre, número de teléfono y/o correo electrónico al solicitar una reservación. Si implementas una política de, sólo bajo reservación, puedes fácilmente ubicar a cada comensal.

Incluso si continúas recibiendo a clientes sin reservación previa; puedes crear un perfil de invitado en ese momento. Sin un software de reservaciones en línea, mantener el control de comensales a lápiz y papel, puede volverse una tarea engorrosa y propensa a errores; los cuales, hoy en día, podrían poner en riesgo la salud de tu personal o clientes.

Reabrir un restaurante después de semanas de cierre o servicio reducido, sin duda no es tarea fácil. El distanciamiento social, la capacidad de aforo limitada y en algunas ciudades, el llevar un control estricto de los comensales; son un reto sin precedentes, incluso para los restauranteros más experimentados.

Si bien, un software de reservaciones en línea, no es infalible; puede ayudar a aligerar el peso de estos nuevos retos. Reservaciones en línea, ya no es una herramienta “de lujo” o sólo para  brindar un “servicio plus”, sino que puede ser una pieza clave para la transición hacia un mundo post-COVID.

Escrito por Katherine Pendrill

Katherine es una Especialista en Creación de Contenido de Mercadotecnia en TouchBistro, ella escribe principalmente sobre temas en tendencia de comida y restaurantes. Katherine es lo opuesto a un comensal quisquilloso, ella prueba (casi) todo, al menos una vez. Ya sea comer hamburguesas de camello en Marruecos o dumplings de puplo en Japón, siempre está abierta a nuevas experiencias culinarias.

Traducido por Aurora Rivera

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